Trong môi trường công sở, vấn đề giao tiếp đang được rất nhiều người quan tâm. Đặc biệt là vấn đề giao tiếp với cấp dưới. Rất nhiều làm quản lý nhưng gặp phải tình trạng giao tiếp với cấp dưới gặp nhiều khó khăn. Cùng Unica tìm hiểu những cách giao tiếp với cấp dưới đạt hiệu quả nhất.
Sẽ không có một chuẩn mực chung nào trong giao tiếp với cấp dưới. Tùy từng hoàn cảnh, trường hợp, đặc thù doanh nghiệp và nhân viên mà nhà quản lý sẽ có những cân nhắc khi giao tiếp khác nhau. Tuy nhiên, 9 lưu ý dưới đây có thể là gợi ý tốt giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn với nhân viên
>> Xem thêm: Cách nói chuyện hài hước với Crush ghi điểm ngay
1. Giao tiếp thường xuyên
Nhà quản lý nên thực hiện giao tiếp thường xuyên với cấp dưới. Việc giao tiếp thường xuyên sẽ giúp gia tăng tương tác, sự thấu hiểu trong đội ngũ làm việc. Và chỉ khi, team của bạn có sự tương tác, thấu hiểu nhau đủ thì quản lý và nhân viên cũng như giữa nhân viên với nhân viên mới có thể phối hợp công việc thuận lợi.
Mặt khác, giao tiếp thường xuyên còn giúp team của bạn hạn chế được các rủi rỏi chệch hướng mục tiêu. Ví dụ như mục tiêu tuần của team tuyển dụng của bạn là tuyển được đủ 2 Lập trình viên .Net. Tuy nhiên, do không giao tiếp rõ ràng, thường xuyên mà nhân viên tuyển dụng lại hiểu nhầm và thực hiện tuyển dụng 2 Lập trình viên Mobile chẳng hạn. Nhầm lẫn, chệch hướng mục tiêu đó có thể phát sinh do giữa quản lý và nhân viên hạn chế giao tiếp, tương tác với nhau.
2. Hiểu rõ cấp dưới của bạn
Bạn cần hiểu rõ cấp dưới của mình bởi vì về bản chất nhân sự là câu chuyện của con người, hướng đến con người. Bạn chỉ có thể vận hành, điều phối công việc của cả team nếu bạn hiểu rõ về cấp dưới, biết rõ người nào phù hợp việc gì và ngược lại và việc gì sẽ phù hợp người nào.
Ví dụ nhân viên của bạn là người làm việc độc lập tốt, có xu hướng hướng nội thì bạn có thể giao những công việc tỉ mỉ, cẩn thận cho nhân viên. Ngược lại, nếu nhân viên là người quảng giao, nhanh nhẹn trong giao tiếp, quan hệ thì bạn có thể giao những công việc về đối ngoại, tiếp thị, chăm sóc khách hàng…
3. Luôn lắng nghe cấp dưới
Khi nhân viên có vấn đề phát sinh hoặc những vướng mắc trong công việc, họ cần có người chia sẻ, lắng nghe và phản hồi giúp họ những lời khuyên giúp xử lý công việc tốt hơn. Bạn nên luôn lắng nghe cấp dưới của mình.
Điều này có thể khiến nhà quản lý tốn nhiều thời gian, nỗ lực nhưng sẽ đem lại hiệu quả công việc vượt trội cho team trong cả ngắn, trung và dài hạn. Khi nhân viên đã được lắng nghe và cung cấp các phản hồi, họ sẽ làm việc với sự tập trung và hiệu suất cao hơn.
Mặt khác, nhân viên được quản lý lắng nghe cũng sẽ có cảm giác được tôn trọng, được làm việc trong một team. Điều đó sẽ giúp nhân viên gắn bó, đồng hành cùng công ty, cùng team lâu dài, trung thành hơn.
4. Giữ thái độ bình tĩnh, điềm đạm
Trong khi giao tiếp với cấp dưới, bạn nên giữ thái độ bình tĩnh, điềm đạm. Những lời khuyên, góp ý với nhân viên (nếu có) cũng nên được đưa ra với sắc thái trung tính, không hồ hởi nhưng cũng không biến thành chỉ trích, công kích cá nhân.
Khi bạn giữ được thái độ bình tĩnh, điềm đạm, nhân viên của bạn cũng sẽ bình tĩnh lắng nghe hơn và không tìm cách phản ứng, chống đối hay ngược lại là im lặng thụ động. Quá trình giao tiếp khi đó sẽ đạt được hiệu quả tích cực, như mong đợi.
5. Khen chê đúng cách
Khen cũng cần cân nhắc để nhân viên có được cảm giác của người chiến thắng, được tập thể trân trọng nhưng không biến nhân viên trở thành những người mắc bệnh ngôi sao, đặt cá nhân cao hơn tập thể. Ngược lại, chê cũng cần thận trọng để nhân viên hiểu rõ các vấn đề cần khắc phục nhưng không cảm thấy bị công ty, quản lý coi thường, không tôn trọng.
Thực tế, cách khen chê đúng cách, hiệu quả là khen đúng điểm cần khen và chê đúng điểm cần chê. Khi bạn khen chê đúng và có được cách thể hiện khen chê phù hợp thì nhân viên sẽ dễ dàng tiếp nhận những lời khen chê đó hơn.
Nếu cần thiết, bạn có thể tiến hành khen ngợi nhân viên theo cả hình thức công khai và riêng tư nhưng khi chê thì bạn nên tiến hành riêng tư, check-in 1 1 với nhân viên. Điều đó sẽ giúp nhân viên dễ dàng tiếp nhận những lời chê, những phản hồi tiêu cực từ quản lý và tìm cách khắc phục hơn.
6. Giao tiếp với cấp dưới bằng sự chân thành
Giao tiếp có thể cần kỹ thuật nhưng muốn giao tiếp thành công với nhân viên, nhà quản lý cần đảm bảo giao tiếp bằng sự chân thành. Đó mới là cái gốc giúp việc giao tiếp, mối quan hệ của quản lý và nhân viên thêm gắn bó, hiệu quả.
Khi nhà quản lý giao tiếp với nhân viên bằng sự chân thành thì nhân viên cũng sẽ đáp lại, giao tiếp với quản lý bằng sự chân thành. Những rào cản trong giao tiếp nhờ đó sẽ được xóa bỏ dần.
7. Tạo không khí vui vẻ
Không khí vui vẻ trong giao tiếp sẽ giúp cả nhân viên và nhà quản lý đều thoải mái chia sẻ, giao tiếp với nhau hơn. Để tạo được không khí vui vẻ trong nội bộ, nhà quản lý nên lưu ý:
Không dẫn các cuộc đối thoại, trao đổi đến hướng xung đột, đối đầu
Chú ý tuyển dụng nhân viên không chỉ cần phù hợp về chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc mà còn cần phù hợp về văn hóa, tính cách, có thể tạo không khí vui vẻ khi làm việc cùng team
Chính nhà quản lý cũng cần trở thành nhân tố tạo nên không khí vui vẻ. Bạn có thể giúp không khí team vui vẻ hơn bằng một số cách như: khen ngợi công khai nhân viên; tổ chức ăn trưa cùng nhau vào thứ 6 hàng tuần; mua tặng nhân viên các món quà nhỏ…
8. Quan tâm đến cả cuộc sống của cấp dưới
Cuộc sống của cấp dưới có thể ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả, hiệu suất làm việc, ảnh hưởng đến việc giao tiếp trong công việc của nhân viên. Khi nhân viên có cuộc sống ổn định, bình hòa thì họ cũng sẽ yên tâm làm việc và có cách giao tiếp công việc tốt hơn. Do đó, nhà quản lý nên chú ý đến cuộc sống của cấp dưới để giúp nhân viên yên tâm làm việc và cân bằng với cuộc sống hơn.
>> Xem thêm: Giao tiếp kinh doanh là gì? Cách nâng cao kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh
9. Kiên nhẫn và biết thuyết phục
Đội ngũ nhân viên của bạn có thể là tập hợp của rất nhiều tính cách, nhu cầu, động lực làm việc khác nhau. Do đó, trong giao tiếp với nhân viên, bạn cần có được sự kiên nhẫn và biết cách thuyết phục nhân viên.
Hi vọng bài viết mang lại nhiều hữu ích cho bạn đọc.
