Để có được kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc đạt hiệu quả tốt nhất bản thân người lập kế hoạch cần có những kỹ năng cơ bản nhất để hoàn thiện tốt kế hoạch đó. Trong bài viết dưới đây, Unica bật mí cho bạn đọc kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc. Cùng theo dõi dưới đây nhé!
2.1 Vai trò của lập kế hoạch
Lập kế hoạch là một phương pháp tối ưu thời gian nhưng vẫn hoàn thành tốt các nhiệm vụ. Thông qua quá trình lên kế hoạch, bạn xác định được những gì nên ưu tiên làm trước, việc gì để sau. Ngoài ra, kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn:
Sắp xếp hợp lý công việc theo trình tự khoa học, không bị chồng chéo.
Giúp tổ chức, cá nhân ứng phó linh hoạt với những tình huống bất định.
Theo dõi và định hướng cho người quản lý, nhân viên cùng hoàn thành mục tiêu chính.
Lập kế hoạch nhằm giảm thiểu những trùng lặp, lãng phí trong quá trình thực hiện công việc.
Xây dựng kế hoạch phối hợp với các nguồn lực khác để đẩy nhanh quá trình hoàn thành mục tiêu.
Các thành viên của tổ chức nắm rõ nhiệm vụ cần phải làm để thực hiện hóa mục tiêu trong thời gian ngắn nhất.
Hình thành các tiêu chuẩn để sử dụng trong quá trình kiểm tra, từ đó đưa ra quyết định, giải pháp đúng đắn.
>> Xem thêm: Các cách quản lý thời gian học tập hiệu quả
2.2 Vai trò của việc tổ chức công việc
Tổ chức công việc là một trong những chức năng quan trọng trong vận hành doanh nghiệp. Mục đích của hoạt động này nhằm đảm bảo phân bổ, phối hợp hợp lý giữa các bộ phận. Hơn nữa, tổ chức công việc còn đóng những vai trò như sau:
Thiết lập các kế hoạch, trật tự chi tiết trong công việc, cuộc sống hàng ngày để dễ kiểm soát.
Đưa ra các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn thích hợp với tình hình của doanh nghiệp.
Tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có, tránh lãng phí, tiết kiệm thời gian.
Sắp xếp công việc, vận hành các hoạt động một cách suôn sẻ, đảm bảo tiêu chuẩn.
Tổ chức công việc hợp lý giúp bạn giải quyết các vấn đề phát sinh hiệu quả.
Dễ dàng trong việc kiểm tra, đánh giá, kiểm soát tiến độ, đảm bảo chất lượng công việc.
4.1 Lên kế hoạch công việc theo ngày, tuần, tháng, năm
Đây được coi là bước quan trọng liên quan đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Lập kế hoạch và tổ chức công việc một cách chi tiết theo từng ngày, từng giờ, từng tuần/ tháng/ năm giúp nhân viên dễ nắm bắt công việc và không bỏ sót. Hơn nữa, việc này còn thuận tiện cho người quản lý quan sát tiến độ, điều chỉnh khi có sai sót xảy ra.
4.2 Xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc
Sau khi lên danh sách các đầu việc cần làm, bạn phải thiết lập mục tiêu phù hợp. Việc đề ra các mục tiêu giúp các cá nhân chủ động hơn trong công việc. Mục tiêu này có thể là thời gian hoặc kết quả bạn mong muốn. Tránh trường hợp đề ra mục tiêu quá cao, xa vời thực tế, gây tốn kém cho doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng mô hình SMART cho thiết lập mục tiêu hiệu quả:
Specific: Tiêu chí cụ thể, rõ ràng, định hướng cho hoạt động của doanh nghiệp.
Measurable: Tính hiệu quả của mục tiêu cần đo lường được.
Achievable: Mục tiêu đặt ra phải vừa sức, đúng đắn, phù hợp và đem lại thành công.
Realistics: Xây dựng mục tiêu dựa trên tình hình thực tế.
Time: Bất cứ mục tiêu nào đề ra cũng cần có thời hạn thực hiện, hoàn thành rõ ràng.
4.3 Xác định thời gian, thứ tự ưu tiên các công việc
Ở giai đoạn này, bạn cần sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên. Những việc quan trọng thì hoàn thành trước theo trình tự thời gian, đối tượng phân công. Việc sắp xếp này sẽ góp phần loại bỏ những công việc không phù hợp, không quan trọng, tiết kiệm nguồn lực, đạt được mục tiêu hiệu quả.
4.4 Phân bổ nguồn lực
Một phần quan trọng trong lập kế hoạch và tổ chức công việc là phân bổ nguồn lực. Sức mạnh của doanh nghiệp nằm ở chỗ tận dụng tốt các nguồn lực hạn chế nhưng vẫn đạt hiệu quả cao. Ngay cả khi sử dụng nguồn tài nguyên đó vào đúng lúc, đúng thời điểm. Bởi vậy, trước khi bắt tay vào việc lên kế hoạch, các nhà quản trị nên xác định cụ thể các nguồn lực liên quan.
4.5 Tập trung thực hiện kế hoạch
Sự tập trung trong thực hiện kế hoạch giúp doanh nghiệp bước đi nhanh và vững chắc hơn. Tuy nhiên, tập trung ở đây không có nghĩa là làm việc một cách cứng nhắc và chỉ làm việc của mình. Mỗi đơn vị, cá nhân cần quan tâm tới công việc chung, có thể thực hiện nhiều việc cùng một lúc. Có như vậy, việc lập kế hoạch và triển khai công việc mới hiệu quả.
4.6 Linh hoạt trong quá trình thực hiện kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện luôn đòi hỏi tính linh hoạt khi thực hiện. Thực tế chưa bao giờ đi chung với lý thuyết và xây dựng kế hoạch cũng vậy. Khi lên kế hoạch, các sự cố bất ngờ luôn rình rập xung quanh mà ta khó có thể lường trước được. Vậy nên, hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho trường hợp sự cố phát sinh. Ngoài ra, để ứng phó linh hoạt, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số phương án dự phòng.
4.7 Kiểm tra, kiểm soát tiến độ tổ chức công việc
Đây cũng là bước không thể thiếu trong kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc. Kiểm tra nhằm mục đích xem xét liệu công việc có hoàn thành đúng như kỳ vọng không. Đồng thời, theo dõi và kiểm tra liên tục để đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng.
4.8 Tạo động lực làm việc
Trong quá trình thực hiện và sau khi hoàn thành các mục tiêu, doanh nghiệp nên đưa ra các chính sách khích lệ tinh thần và khen thưởng nhân viên. Đây là những biện pháp nhỏ nhưng có tác động lớn đến tinh thần làm việc, tiếp thêm động lực cho những mục tiêu tiếp theo.
>> Xem thêm: Bật mí những cách sắp xếp công việc hiệu qua
Trong nhiều tổ chức, phương pháp 5W 1H 2C 5M được xem là xương sống cơ bản để xây dựng mục tiêu. Bên cạnh kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc, bạn cần kết hợp với một phương thức đúng đắn. Áp dụng phương pháp này, nhà quản trị sẽ xác định được hành động cụ thể cần làm trong kế hoạch. Các bước thực hiện như sau:
Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (Why): Tìm hiểu vì sao phải thực hiện công việc này và có ý nghĩa như thế nào cho doanh nghiệp.
Xác định nội dung công việc (What): Vạch ra các công việc cụ thể cần làm để đạt mục tiêu.
Xác định (Where, When, Who): Ở bước này các hoạt động diễn ra một cách chi tiết hơn. Nhà quản trị sẽ thiết lập công việc được thực hiện ở đâu? Khi nào? Ai là người chịu trách nhiệm?…
Xác định cách thức thực hiện (How): Đây là giai đoạn kế hoạch làm rõ hơn bằng cách đưa ra các tiêu chuẩn làm việc, các tài liệu liên quan hoặc cách thức vận hành.
Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra (Control, Check): Bất cứ hoạt động nào cũng cần thực hiện bước này. Nhờ kiểm tra mà mục tiêu được đo lường hiệu quả.
Xác định các nguồn lực thực hiện (Man, Money, Material, Machine và Method): Phân loại rõ các nguồn lực cụ thể để xây dựng mục tiêu tương thích với khả năng.
Như vậy, qua bài viết trên đây chúng tôi đã thông tin đến bạn đọc kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc. Hi vọng bài viết mang lại nhiều hữu ích.
