Kỹ năng quản lý thời gian được đánh giá là một trong những kỹ năng quan trọng giúp bạn đạt được thành công. Tuy nhiên trên thực tế, không phải ai cũng có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ gợi ý cho bạn những mô hình quản lý thời gian hiệu quả mà bạn không nên bỏ lỡ.
Bạn đã bao giờ tự đặt câu hỏi: Vì sao ai cũng có một quỹ thời gian giống nhau ( một ngày 24 tiếng) nhưng có người thành công, có người lại thất bại? Một trong những nguyên nhân dẫn đến sự khác biệt này là bởi: người thành công biết áp dụng mô hình quản trị thời gian trong cuộc sống, công việc của họ.
Alexis Carrel đã từng nói: “Cách hiệu quả nhất để sống hợp lý là mỗi sáng lên kế hoạch cho ngày hôm đó và tối đến đánh giá kết quả đạt được”. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ, công chúng có thể tiếp cận dễ dàng hơn với nhiều mô hình quản lý khác nhau.
Mô hình quản lý thời gian là mô hình (sơ đồ) giúp bạn sắp xếp các công việc cần làm theo thời gian hợp lý. Mô hình quản lý đem đến một kế hoạch cụ thể bằng hình thức trực quan, giúp bạn tối ưu và đạt hiệu quả cao trong công việc.
Mô hình quản lý này giúp bạn phát triển kỹ năng quản lý thời gian cho bản thân - một trong những kỹ năng mềm quan trọng của cuộc sống. Kỹ năng quản lý thời gian là công cụ giúp bạn quản lý chính mình, sắp xếp và hoàn thành công việc hợp lý về cả số lượng và chất lượng. Bạn có thể thoải mái giải quyết mọi vấn đề trong cuộc sống một cách nhanh và hiệu quả tối đa nhất nếu biết sắp xếp hợp lý từ thời gian, cách giải quyết, kế hoạch dự phòng,.. một cách hợp lý. Đặc biệt là việc sắp xếp thời gian để cân bằng giữa gia đình, công việc, bạn bè và đời sống riêng tư của mình. Bạn sẽ luôn tận hưởng được trọn vẹn những khía cạnh khác của cuộc sống mà không bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác.
Ngày này có khá nhiều mô hình quản lý khác nhau, như: mô hình SMART, mô hình PDCA, mô hình 4 góc phần tư, mô hình 9 ô vuông,... Mỗi mô hình đều có những ưu điểm riêng.
Mô hình này đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong cuộc sống của con người. Không chỉ giúp con người làm chủ thời gian và làm chủ trong công việc, mô hình quản lý còn là cánh tay phải đắc lực trong việc lập kế hoạch cho bản thân.
Quản lý thời gian còn giúp bạn có thêm động lực để hoàn thành các mục tiêu đặt ra. Nhờ đó, cuộc sống của bạn sẽ thêm phần ý nghĩa với những hoài bão, ước mơ đang chờ bạn ở phía trước.
Một trong những lợi ích của việc xây dựng mô hình quản lý thời gian chính là giúp bạn làm chủ thời gian của chính mình. Trên thực tế, không phải ai cũng có khả năng làm chủ thời gian của bản thân. Nhiều bạn trẻ chia sẻ với chúng tôi về việc họ không biết sắp xếp thời gian sao cho hợp lý, dẫn đến tình trạng không hoàn thành nhiệm vụ được giao theo đúng thời hạn. Đó là lúc thời gian ở trong tay chúng ta, nhưng chúng ta lại để thời gian trôi qua vô nghĩa.
Mô hình ra đời để giúp bạn khắc phục chính những nhược điểm đó và đưa ra những “deadline” trong ngày, trong tháng, trong năm. Khi xây dựng cho mình một mô hình hợp lý, bạn hoàn toàn chủ động trong việc thiết lập kế hoạch và mục tiêu. Một ngày của bạn sẽ tràn đầy ý nghĩa khi bạn biết bản thân muốn gì và sẽ làm gì. Từ việc làm chủ thời gian trong ngày, bạn sẽ biết cách làm chủ thời gian theo tháng, theo năm. Mô hình sẽ là chìa khóa vàng giúp bạn làm chủ thời gian, làm chủ bản thân mình.
Bên cạnh việc giúp mỗi người làm chủ thời gian của bản thân, mô hình quản lý còn hỗ trợ bạn xây dựng một kế hoạch cụ thể và chi tiết. Việc lên kế hoạch cụ thể cho bản thân là bí kíp để bạn dễ dàng đến với thành công sau này.
Khi làm việc theo thói quen và bản năng, công việc của bạn sẽ trở nên trì trệ, không đạt hiệu quả vì không có một kế hoạch chi tiết. Đừng bao giờ đánh giá thấp tầm quan trọng của việc lên kế hoạch.
Bởi một kế hoạch cụ thể sẽ giúp bạn đưa ra được những định hướng cụ thể cho bản thân trong hành trình phát triển ở hiện tại và cả tương lai. Sự bài bản trong việc thiết lập mô hình quản lý thời gian khiến con người trở nên bình tĩnh và lý trí hơn trước mọi khó khăn của cuộc sống.
Chính việc lập kế hoạch chi tiết giúp mỗi người định hình sẵn được những gì sẽ xảy ra tiếp theo, xây dựng cho chính mình một “back-up plan” để sẵn sàng đối mặt trước mọi khó khăn, thử thách. Kế hoạch hiện tại, kế hoạch tương lai đều là những kế hoạch quan trọng đem đến khả năng quản trị và điều hành công việc của chính bản thân, vạch ra một định hướng rõ ràng và chắc chắn.
Những kế hoạch chi tiết được xây dựng nên từ mô hình đem đến khả năng kiểm soát đầu việc một cách khoa học. Do đó, bạn có thể phối hợp nhịp nhàng giữa kế hoạch của bản thân và của đồng nghiệp. Kết hợp kế hoạch của bản thân với những người chăm chỉ và tài năng giúp bạn có cơ hội nhìn lại những ưu, nhược điểm của bản thân. Đây cũng là cách chúng ta tự tạo và nắm bắt cơ hội cho chính mình, để tiến gần hơn đến con đường thành công.
Theo bạn, giữa một người thụ động và chủ động, ai sẽ là người gặt hái được nhiều thành công hơn?
Câu trả lời chắc chắn thuộc về người biết cách chủ động!
Giữa thị trường việc làm đầy cạnh tranh, người biết cách chủ động sẽ là người nắm bắt được nhiều cơ hội. Xây dựng mô hình là yếu tố quan trọng giúp bạn học cách chủ động trong mọi vấn đề. Một người luôn chủ động trong tư duy, trong hành động, trong công việc là một người biết cách thể hiện những ưu điểm của bản thân, ghi điểm trong con mắt của những nhà tuyển dụng. Chủ động trong công việc giúp bản thân được đánh giá cao
Không chỉ giúp bạn thuận lợi trong công việc, việc chủ động còn tạo điều kiện cho chúng ta trong việc tìm kiếm những mối quan hệ mới, những người cộng sự tốt. Những mối quan hệ trong cuộc sống là liều thuốc tinh thần xoa dịu trái tim con người sau những ngày làm việc mệt mỏi, để chúng ta luôn cảm thấy lạc quan, yêu đời và có động lực cố gắng. Đó là những lý do vì sao chúng ta cần luôn chủ động. Và để có thể chủ động, hãy xây dựng cho mình mô hình quản lý thời gian phù hợp với bản thân.
Ngày nay, có khá nhiều mô hình hỗ trợ bạn trong công việc và cuộc sống. Dưới đây là 4 mô hình quản lý được nhiều bạn trẻ áp dụng trong thời gian qua
Cha đẻ của mô hình SMART là Peter Drucker - người đi đầu quản lý hiện đại. Mô hình SMART thuộc thể loại quản lý theo mục tiêu. Đây là mô hình phù hợp với quản lý cá nhân và quản lý doanh nghiệp.
Mô hình quản lý SMART được hiểu như sau:
S = Specific (cụ thể). Những việc bạn đặt ra trong mô hình quản lý phải thật sự rõ ràng thì mới có thể đạt được mục tiêu.
M = Measurable (đo lường). Bạn cần xác định mục tiêu thật sự khách quan và có khả năng thực hiện được thay vì chỉ xuất phát từ phía chủ quan.
A = Achievable (có thể thành hiện thực). Bạn cần đánh giá mức độ khả thi khi thực hiện mục tiêu.
R = Relevant (tính tương quan). Bạn nên xem xét về mục tiêu mình đang đề ra có liên quan đến những mục tiêu khác không.
T=Time-related (Thời gian thực hiện). Sau khi xác định được mục đích rõ ràng, bạn cần xây dựng kế hoạch thời gian cụ thể: thời gian bắt đầu - thời gian thực hiện - thời gian nút thắt - thời gian kết thúc.
Tiến sĩ Walter Andrew Shewhart - chuyên gia quản lý chất lượng tại Hoa Kỳ đã đề xuất mô hình này. Mô hình PDCA được hiểu cụ thể như nhau:
P = Plan: Lên kế hoạch
D = Do: Thực hiện kế hoạch
C = Check: Kiểm tra những mục tiêu mình đã thực hiện trước đó
A = Action: Hành động để sửa chữa và cải tiến
Mô hình PDCA sẽ giúp bạn gặt hái mục tiêu của mình từng bước.
Nhà khoa học Stephen Covey đã đề xuất mô hình 4 góc phần thư. Mô hình quản lý này căn cứ theo mức độ quan trọng của sự việc. Có 4 mức độ được đề ra
Đây là mô hình giúp bạn học cách sắp xếp những việc làm quan trọng và ưu tiên để đạt được hiệu quả cao trong công việc.
Đây là phương pháp của Satoh Den - một tác gia người Nhật Bản. Satoh Den đã chia một ngày của mình ra làm 9 ô vuông. Trong đó, ô vuông ở giữa là ô vuông ngày tháng và thời tiết; 8 ô vuông xung quanh là những mục tiêu và kế hoạch cụ thể của bản thân.
Mỗi mô hình quản lý đều mang những ưu, nhược điểm riêng. Hãy lựa chọn cho mình một mô hình quản lý thời gian thật sự phù hợp với bản thân và từng giai đoạn, để có thể gặt hái được những thành công trong cuộc sống.
